Créez un reçu d’entrée détaillé
Indiquez chaque somme reçue. L’outil calcule le total, distingue le dépôt de garantie et permet au propriétaire ou à son représentant de signer.
Les sommes généralement versées à l’entrée
Somme destinée à garantir l’exécution des obligations locatives. Elle doit rester identifiable jusqu’à sa restitution ou à l’application de retenues justifiées.
Somme correspondant à la première période d’occupation prévue par le bail. En cas d’entrée en cours de mois, elle peut être calculée au prorata.
Provision ou forfait correspondant au mode de récupération des charges prévu au contrat.
Uniquement les frais qui peuvent être mis à la charge du locataire dans les conditions applicables à la location.
Tableau récapitulatif
| Somme | Pourquoi elle est versée | Document utile |
|---|---|---|
| Dépôt de garantie | Garantir certaines obligations locatives | Bail + reçu d’entrée |
| Premier loyer | Payer la première période d’occupation | Reçu ou quittance selon la situation |
| Charges | Couvrir les charges récupérables selon le bail | Détail sur le reçu et le bail |
| Frais d’agence | Rémunérer certaines prestations de mise en location | Facture ou justificatif de l’agence |
| Autre somme | Cas particulier clairement identifié | Libellé et justificatif précis |
Dépôt de garantie : montant et fonctionnement
Pour une location vide soumise à la loi du 6 juillet 1989, le dépôt de garantie prévu au bail ne peut pas dépasser un mois de loyer hors charges. Pour une location meublée constituant la résidence principale, le plafond est de deux mois de loyer hors charges.
Le dépôt est versé au moment de la signature du bail directement au bailleur ou par l’intermédiaire d’un tiers. Il ne doit pas être confondu avec une avance de loyer.
Caution et dépôt de garantie : ce n’est pas la même chose
C’est une somme d’argent encaissée au début du bail.
C’est une personne ou un organisme qui s’engage à payer certaines dettes du locataire en cas de défaillance.
Dire « reçu de caution » est donc souvent imprécis lorsque l’on parle en réalité du dépôt de garantie.
Premier loyer : complet ou au prorata ?
Lorsque le locataire entre le premier jour de la période prévue, le premier loyer correspond généralement à l’échéance normale. Lorsqu’il entre en cours de mois, le bailleur peut calculer uniquement la période réellement occupée selon la méthode retenue.
Comment présenter les charges ?
Les charges doivent apparaître séparément du loyer. Le reçu d’entrée peut préciser s’il s’agit d’une provision, d’un forfait ou d’une somme correspondant à la première période.
Évitez une seule ligne globale « loyer charges comprises » si vous avez besoin de conserver une trace précise de chaque encaissement.
Frais d’agence et frais d’entrée
Lorsqu’un professionnel intervient, certains frais liés à la visite, à la constitution du dossier, à la rédaction du bail et à l’état des lieux d’entrée peuvent être partagés ou imputés au locataire dans les limites prévues.
En revanche, un propriétaire ne doit pas transformer librement la signature du bail en source de frais supplémentaires sans fondement identifiable.
Quand encaisser avant la remise des clés ?
Le calendrier doit être cohérent avec la signature du bail et la date d’entrée. Le reçu doit mentionner la date réelle du paiement, même lorsque la remise des clés intervient plus tard.
Vérifier que les montants et les modalités sont prévus.
Distinguer chaque somme et son moyen de paiement.
Décrire précisément le logement avant l’installation.
Tracer le nombre de clés, badges et télécommandes remis.
Pourquoi remettre un reçu d’entrée locative ?
Le reçu apporte une preuve immédiatement compréhensible des sommes encaissées. Il est particulièrement utile lorsque plusieurs montants sont payés ensemble ou lorsque le paiement est effectué en espèces.
Un bon reçu indique :
- le nom du propriétaire ou de son représentant ;
- le nom du locataire ;
- l’adresse du logement ;
- la date d’entrée ;
- chaque somme sur une ligne séparée ;
- le total encaissé ;
- la date et le moyen de paiement ;
- la signature du propriétaire ou de son représentant.
Le reçu d’entrée remplace-t-il une quittance ?
Non. Le reçu d’entrée décrit les sommes encaissées au début de la location. La quittance atteste le règlement intégral du loyer et des charges pour une période donnée.
Lorsque le premier loyer et les charges sont intégralement réglés, une quittance peut être établie séparément.
Paiement en espèces : précautions
Un reçu signé est essentiel pour identifier la somme remise et sa destination. Conservez également une copie datée dans le dossier locataire.
Pour éviter les contestations, ne rédigez pas simplement « reçu 1 500 € ». Détaillez chaque ligne et faites apparaître le total.
Que devient le dépôt de garantie à la sortie ?
Le dépôt de garantie doit être suivi pendant toute la location. À la sortie, sa restitution dépend notamment de la remise des clés, de la comparaison des états des lieux, des sommes restant dues et des retenues justifiées.
Lorsque l’état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée, le délai légal de restitution est en principe plus court que lorsqu’une retenue justifiée doit être effectuée.
Les erreurs fréquentes
- appeler le dépôt de garantie « caution » dans tous les documents ;
- fusionner dépôt, loyer et frais sur une seule ligne ;
- oublier le prorata du premier loyer ;
- encaisser une somme sans préciser sa nature ;
- ne conserver aucune preuve du paiement en espèces ;
- remettre les clés sans état des lieux ni inventaire ;
- oublier de noter la date réelle du paiement.
Checklist d’entrée locative
- bail signé par les parties ;
- assurance habitation vérifiée ;
- dépôt de garantie enregistré ;
- premier loyer et charges suivis ;
- reçu d’entrée remis ;
- état des lieux réalisé ;
- inventaire annexé en location meublée ;
- clés et badges comptabilisés ;
- coordonnées et documents du locataire centralisés.
Centraliser toute l’entrée avec PiBail
PiBail permet de relier l’entrée du locataire à son logement, ses documents, son dépôt de garantie, ses paiements, son état des lieux et ses futures quittances.
Questions fréquentes
Peut-on demander le dépôt de garantie avant la remise des clés ?
Le dépôt est généralement versé au moment de la signature du bail. Le reçu doit indiquer la date réelle de l’encaissement et la location concernée.
Le premier loyer peut-il être payé à la signature ?
Oui lorsque cela correspond aux modalités prévues. Il faut distinguer clairement le premier loyer du dépôt de garantie.
Faut-il faire signer le locataire sur le reçu ?
Le reçu est établi par celui qui reconnaît avoir encaissé la somme. Une signature du propriétaire ou de son représentant permet d’identifier l’émetteur.
Que faire si plusieurs moyens de paiement sont utilisés ?
Indiquez « plusieurs moyens de paiement » et ajoutez les références utiles dans les observations.
Le reçu d’entrée suffit-il pour gérer l’arrivée ?
Non. Il doit être complété par le bail, l’état des lieux, l’inventaire si nécessaire, l’assurance et le suivi des clés.
Sources officielles
Service-Public — dépôt de garantie dans un bail d’habitation
Organisez l’entrée sans perdre une information
Créez le reçu, calculez le prorata et centralisez ensuite le dossier locataire dans PiBail.